Wat is een communicatieplan?

Communicatieplannen zijn ontworpen om je te helpen de informatiestroom binnen een organisatie te beheren. Ze kunnen worden gebruikt voor zowel interne als externe communicatie, afhankelijk van wat je wilt bereiken. Lees verder voor meer informatie en advies!

Wat zijn de belangrijkste onderdelen van een communicatieplan?

Een communicatieplan is een strategisch document dat aangeeft hoe je de boodschappen in een marketingplan gaat communiceren.

Het is een kader voor alle communicatieactiviteiten die je zult ondernemen om een bedrijf te promoten. Het helpt je effectiever te communiceren met een doelgroep en het kan je helpen de effectiviteit van een marketinginspanningen te meten.

De belangrijkste onderdelen van een communicatieplan zijn:

• Doelgroep(en)
• Communicatiekanalen/tools (bijv. e-mail, sociale media, persberichten enz.)
• Berichtgeving

Waarom een communicatieplan maken?

Je kunt een plan opstellen om uw communicatie-inspanningen te sturen door het doelpubliek te definiëren, welke boodschappen je wilt overbrengen en hoe die boodschappen het best kunnen worden overgebracht. Je beslist ook over de boodschap en de toon van de boodschap, en welke kanalen het meest effectief zijn om deze informatie over te brengen.

Het doel van een communicatieplan is eenvoudig: een consistente boodschap overbrengen via meerdere platforms op een manier die de verwachtingen helpt managen. Zodra je periodiek content post, zal de zichtbaarheid van je bedrijf toenemen.

Voor wie maak je een communicatieplan?

In de meest elementaire zin is een communicatieplan voor mensen die moeten weten wat er aan de hand is. Dat zijn onder meer:

• Degenen die betrokken zijn bij een project of organisatie.
• Degenen die een project of organisatie ondersteunen – inclusief financiers en andere belanghebbenden.
• Het grote publiek, als je informatie met hen wilt delen (zoals bij een jaarverslag).

Het is belangrijk na te denken over wie wat moet weten en waarom, zodat je een communicatieplan kunt opstellen dat aan hun behoeften voldoet. Dit zal je helpen om de juiste mix van kanalen en boodschappen te vinden.

Welke soorten communicatieplannen zijn er?

Een communicatieplan kan op vele manieren worden gestructureerd. Het is aan de organisatie of het projectteam om een unieke structuur te ontwikkelen die past bij haar behoeften.

• Een organisatiebreed communicatieplan omvat alle soorten informatiestromen binnen een organisatie. Welke soorten informatie en communicatie zijn nodig, wie heeft ze nodig. Hoe worden ze verstrekt. Wanneer moeten ze worden verspreid. Dit type aanpak wordt vaak gebruikt door grote bedrijven met meerdere afdelingen of business units die rapporteren aan een gecentraliseerd leiderschapsteam.
• Een communicatieplan voor een specifiek gebied of een specifieke divisie binnen een organisatie kan omvatten welke soorten informatie nodig zijn. Wie deze zal maken (interne medewerkers of externe aanbieders zoals PR-bureaus). Hoe deze zal worden verspreid (via e-mail marketing campagnes, sociale mediakanalen of via traditionele gedrukte media). Wanneer deze zal worden verspreid (wekelijks/maandelijks/kwartalijks).
• Als je bijvoorbeeld een nieuwe website voor een bedrijf wilt lanceren, maar geen bestaande inhoud hebt waarop de site kan worden gebouwd, dan moet je zowel een algemene strategie voor de site ontwikkelen als individuele secties waarin je aangeeft hoe elke pagina eruit zal zien zodra deze online is.

Maak een communicatiematrix.

Een communicatiematrix is een eenvoudig visueel hulpmiddel waarmee je een communicatiestrategie in kaart kunt brengen.

• Je doelgroep
• Je doelstelling
• Je boodschap
• Je communicatiemiddel
• Je type content

Het is ook nuttig om je budget op te nemen in de communicatiematrix. Maak met dit hulpmiddel een schema dat laat zien welke inhoud je op welke dagen en op welk moment van de dag zult delen Als je je tijd niet wilt verdoen aan het handmatig plannen van berichten op sociale media, gebruik dan een tool zoals Hootsuite of Buffer.

Hoe maak je een communicatieplan?

Goede communicatieplannen moeten basiselementen bevatten die consistent zijn voor alle bedrijven.

Maak eerst een analyse van de situatie. Wat is de huidige perceptie van je publiek van je merk? Wat vinden ze ervan? Hoe verhoudt dit zich tot hun verwachtingen? Zijn ze gelukkig of ongelukkig?

Bepaal daarna de doelstellingen van je communicatieplan – wat wilt je ermee bereiken? Bijvoorbeeld, als je wil dat klanten meer vertrouwen hebben om bij je te kopen, dan zou een doel zijn “het vertrouwen van de klant vergroten”.

De volgende stap: een duidelijke boodschap formuleren. Dit betekent een zorgvuldige woordkeuze om mensen niet te verwarren of te misleiden over wat je hen aanbiedt (of waarom). Houd het, indien mogelijk, eenvoudig en duidelijk; vermijd het gebruik van jargon, maar niet als het absoluut noodzakelijk is voor technische doeleinden (bv. uitleggen hoe iets werkt).

Dan volgt planning en organisatie, zodat de informatie effectief kan worden overgebracht via verschillende kanalen (e-mailnieuwsbrieven vs social media posts vs advertenties). Ook hier telt eenvoud: te veel berichten zullen alleen maar verwarring veroorzaken bij de ontvangers, die uiteindelijk de meeste berichten misschien toch zullen negeren omdat ze niet weten welke nu het belangrijkst zijn!

Ten slotte evalueer je hoe goed je communicatie verliep en bedenk je wat je nu moet doen op basis van de feedback die je tijdens elke vorige ronde hebt ontvangen.